Diana Schoberg, Trad. Eliseu Visconti Neto,
Revista Brasil Rotário, fevereiro 2009, p.29
Os associados do clube reuniram as caixas de sapatos onde mantinham suas fotos, os arquivos entulhados de pastas, as caixas repletas de lembranças rotárias. E agora? Com diversos clubes aproximando-se do centenário, talvez seja a época ideal de começar o próprio acervo. Arquivos em ordem podem contar a história do trabalho de uma organização e dos seus integrantes e revelar o âmago de uma comunidade. Mas a decisão sobre o que guardar ou não pode ser difícil, mesmo para especialistas. “É uma arte”, afirma Stephanie Giordano, arquivista do Rotary International.
Rotary History and Archives é uma iniciativa que tem como tarefa preservar a memória institucional do Rotary e da Fundação Rotária. O acervo levantado mantém a documentação de todas as decisões principais, incluindo as atas de reuniões do Conselho Diretor do RI e do Conselho de Curadores da Fundação Rotária. Sua equipe arquiva grande parte das publicações produzidas pela organização, como exemplares da The Rotarian, manuais de procedimentos e protocolos das convenções, o que vem mostrando como os programas mudaram ao longo dos anos. Os relatórios anuais, por exemplo, fornecem o retrato financeiro, sem a necessidade de guardar cada recibo ou fatura. “Somos uma grande organização, com uma longa e rica história e não podemos guardar tudo”, diz Giordano.
A mesma filosofia aplica-se ao se criar documentação no âmbito dos clubes. Poderia se guardar documentos relacionados com a fundação do clube (tais informações são mantidas em arquivo pela equipe de apoio do distrito e do clube em si), atas das reuniões, boletins, relatórios anuais, fotografias, souvenirs, como pins, além daqueles documentos cuja conservação é obrigatória, como documentos legais, fiscais e administrativos.
Pode-se e deve-se manter pastas de documentos relacionados ao clube, pois eles registram não só a história, mas também pessoas e fatos importantes da sua comunidade. O clube ainda pode criar o seu próprio acervo ou verificar o interesse de outras instituições locais, como bibliotecas e entidades históricas, em acrescentá-lo às suas coleções.
E se você considera que tem alguma coisa importante para o RI como um todo, entre em contato com a equipe do Rotary History and Archives através do e-mail history@history.org.
Rotary Club de Niterói Icaraí 